Approval Workflow for Purchase Request : Moteurs Baudouin

09/09/2024

All purchase orders type CFG, CDP, CRH go under validation process in CloudSuite.

Purchase order type CDE (orders created from the system MRP) are soon to be included as of end of September 2024.

1_Create/Check/Administrate Workflow : Deactivate / Save / Reactivate. /!\ some changes can deactivate automatically the WKF. in ION > Workflows > click on WKF to enter.

1BIS_Administrate back office of WKF : ION > Workflow instances / Activities. /!\ Redistribute OK only if 1 user. If multiple, WKF does assign task to anyone.

2_Amounts in PPS235 : amounts should be put regarding the highest threshold authorized for the approver when the last approver. In PPS235, amounts should be same on line and on order, if not, it does not work.

Changes should be made from Service Account Purchase CGPU to avoid auto-block. If the 1st person to create someone in PPS235 leaves the company, no one else can modify PPS235 anymore, thus the service account.

3_Event trigger CMS045/CMS047 : check below how to

4_Create Service account for new approver : check below for how to

5_User rights to be able to approve : EQPVALID with PPS300/PPS170/PPS180

6_WORKSPACE Demandes d'achat : Widget to place purchase request : see below how to

7_WORKSPACE Launch Approval WKF : see below how to

See tuto video Tuto Workflow approbation-20240808.mp4

See folder with all debug videos Autorisations achat

27/02/2025

There are now 3 different WKF for purchase :

For all : the first criteria are the same, copied from Autorisation_Achats to the others :

Start : set up parameters global and name of the approvers "en dur"

Cost Center : Table to set up Cost center and Business Holder. If CC does not exist, order cannot go through the WKF and is automatically assigned to Adrien Robert. /!\ Business Holder for INV are only Directors, whereas for Overhead orders, they can be also Managers.

Get CRTP/CUTD/ARAT/Exchange Rate/COAM converti : allows to put in the WKF orders in other currencies converted in EUR, so amount thresholds defined in PPS235 can be checked.

MailDemandeur : 1st notification to requestor confirming that order is entering the WKF

Table de décision : allows to condition WKF regarding order type.

Order Conditions :

Amount Conditions :

Get signatures / Notification of refusal / End of WKF

When creating a new API call for a new person, need to get the file from Security > Users > blablabla

/!\ The file generation can be made only once! Once generated, please save it somewhere secure and do not lose or delete the file.

1) OVERHEAD : CFG, CDP, CRH (only interim)

CFG

CDP

CRH

2) INVESTMENTS : INV

3) PRODUCTION ORDERS : CDE

Orders from MRP or created by procurement team should go into the WKF from 5K€.

We want to apply on it some reminder and escalation.

/!\ Reminders and Escalation play only once, when past, nothing else start again if task is not done.

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WORKSPACE

DEMANDES D'ACHAT

INBOX

LAUNCH APPROVAL WKF

From: Sabrina QUINET
Sent: Tuesday, February 25, 2025 12:22 PM
To: Maeva BONAFOS <[email protected]>; Adrien ROBERT <[email protected]>; Tristan Verna <[email protected]>
Cc: Julie CANI <[email protected]>
Subject: RE: Boucle WF et mise en ligne du WKF INV

Hello à tous les trois,

Je viens de faire la modification.

Concernant l’OA109619, je la vois bien en statut 15.

L’erreur était qu’il n’y avait plus de condition de type de cde en début du WKF des cdes CDP et la commande était donc repartie naturellement dans le flux suivant. C’est corrigé.

J’en ai profité pour supprimer les INV du WKF général et ai également activé le WKF spécial INV avec la nouvelle matrice.

Il y a donc aujourd’hui 2 WKF distincts pour 1) Autorisation_Achats = CFG + CDP + CRH et 2) Autorisation_Achats_INV = INV seulement.

Les plafonds des différents valideurs ont été mis à jour en PSP235 et les événements déclencheurs sont OK en CMS045.

Toutes les commandes INV créées à partir de maintenant passeront par la nouveau WKF.

Le WKF des commandes de Production CDE Autorisation_Achats_CDE sera en test final le 03/03/25 pour déploiement asap si OK.

26/02/25 - Le WKF INV est de nouveau opérationnel !

A noter : il n’y a pas dans ce WKF d’action du Demandeur pour ajouter un commentaire.

Le flux passe directement de vous Acheteurs au Directeur associé au Cost Center, puis dans la suite du WKF.

Également, j’ai créé les 2 CC liés au M55 Direct et M55 Test Bench qui n’étaient pas dans les tables de correspondance des WKF Overhead et INV.

A noter 2 : si le Cost Center choisi par le Demandeur n’existe pas au niveau des WKF ou s’il n’a pas de Business Holder, le système envoie par défaut l’action chez Adrien pour ne pas perdre la commande.

WORKSPACE LAUNCH APPROVAL WKF

25/02/25 17h : Je viens de modifier et republier le Workspace « Launch Approval WKF ». Vous y trouvez maintenant :

Le Start WKF, incluant INV + le Task Manager dédié Overhead (CFG+CDP+CRH) + le Task Manager dédié Invest.

Nous confirmons avec Tristan : le WKF INV fonctionne correctement !!! Hallelujah !

CREATION OF SERVICE ACCOUNTS FRO WKF

Security > Manage users > Service Accounts > + > Create > input clear description + Select user + Save > system generates a file to store somewhere safe (it can be done only once !! careful not to lose or delete it).